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会务工作基本常识,这些你需要知道! 九华山庄温泉

日期: 2018-05-30 编辑:北京九华山庄 来源:

  会务工作是会议正常进行和取得预期效果的重要保证。会前、会中、会后应注重把握哪些细节问题?

  “部署+检查”,会前准备要充分

  会前准备工作是否充分,是决定会议能否成功的关键环节。

  一是方案要细。会前准备工作要根据会议任务制定详细的工作方案。一般要在大会秘书处成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组,将工作方案中的任务分解,逐一明确相关事项和环节的具体责任人,并列表印发,使各项任务职责分明、一目了然。

  二是落实要细。会前准备工作具有很强的时限性,各工作小组要紧紧围绕职责分工抓好落实。起草会议文件和落实与会人员,是会前准备的两个关键要素。

  会议文件中的议程和日程安排涉及大会的主要任务和总体安排,是各组工作的指导性文件;重要讲话稿是大会的重要文件;邀请出席列席人员、上主席台人员、各组召集人名单等也是有明确要求的程序性文件。上述文件从起草到定稿要经过多次修改和讨论,甚至定稿后还会受到各种变化因素的影响,应适当推迟印制时间。会议文件装袋前,要对所有应发材料进行全面核实,确保资料齐全、次序不乱。落实与会人员要根据所在单位的不同,采用文字、短信、电报、传真、电话等多种方式通知,确保及时准确、无遗漏;需要被通知单位反馈名单和提供有关材料的,要及时催办、收集齐全。

  三是检查要细。这是落实方案、保证开好会议的重要一步。会前检查可采用听取汇报和现场检查两种方式。大会秘书处要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇报,协调解决相关问题。会场布置是现场检查的重点,从主席台布置到座位安排,从话筒到碟片都要一一检查,对落实不到位或衔接不够的地方,要及时发现、及时督促、及时整改。

  “场内+场外”,会中运转要有序

  会中是从会议签到至会议结束时的这一段时间,可分为场内服务和场外服务,涉及环节较多。场内服务工作主要是做好会议签到、材料分发、引导入座、会议记录、录音、摄像、照相等;场外服务的食宿、安全、秩序、医疗、车辆等每个环节也是紧紧相连、密不可分的。如何做好场内场外各个环节的有机衔接,各项议程的有序运行,应注重把握三个细节。

  一是关键细节,指会务某项工作的核心环节。如果该细节出现问题,整个会务效果就会大打折扣,甚至可能出现严重后果。因此,关键细节至关重要,来不得半点马虎和疏忽。对待这些细节,要做到思想高度重视、时间重点安排、精力重点倾斜,确保万无一失。比如大会选举,清点人数是核心环节;大会伙食,食品安全是核心环节。由核心环节分解出来的细节就是关键细节,要投入足够的精力和时间去关注它、做好它。

  二是衔接细节,指会务各个环节之间的对应联系。衔接工作涉及面广,往往很难考虑周全,有的环节容易被忽略,如果衔接不好,也会影响全局。比如,上级领导机关临时通知召开重要会议或部署紧急任务,需要相应调整某场会议的开会时间,这就要求相关的用餐时间以及工作人员到位时间等作相应的调整。又如,原定在主席台就座的某位领导临时不能参加会议,除了对主席台座位进行调整外,还要对该领导承担的任务(如颁奖、交接提案等)进行调整,不能顾此失彼。

  三是延伸细节,指会务工作中相对而言不怎么显现或不容易想到的细节。它对整个会务没有决定性的作用,但把握不好也可能影响局部,进而影响整个会议的效果。比如,会议分组讨论地点,虽然场内设施布置完整,但遇周围临时施工非常嘈杂,影响与会者讨论发言,也会让大家不满意。又如,有一年,我们在报到当晚的预备会前,把第二天的日程安排用短信群发给与会人员,由于字节较多,有的人分两条收到,先打开的一条是“晚上自由活动”(实际上是第二天晚上的活动安排),让个别与会同志误认为当晚的预备会不开了。本来是对会议通知细节的一种改进,但由于群发的时间段没把握好,结果带来了不必要的误会。考虑延伸细节不能囿于会务和细节本身,要拓宽思路,放开去想,提前预测可能影响会议正常进行的各种因素。

  “收尾+总结”,会后工作要规范

  会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环。需重点抓好三件事。

  一是会后服务。在组织与会人员离会时,要详细了解与会人员返回的日程和交通工具,协助购买机票、车票或提供其他服务等。对个别因工作需要还需暂留的人员,在食宿等方面要妥善安排。

  二是会后总结。每次会议结束后,要及时对会务工作进行认真总结,对已有的会务工作流程、工作规则和服务指南等及时进行修订、增补,使之更加科学、规范。要及时把会议文件、简报、会议记录、音像资料以及会务工作方案、服务指南等一整套原始资料收集齐全,按规定归档管理,形成尽可能完善的资料汇编,便于今后查阅使用。

  三是会后跟踪。对会议发言、讨论形成的有关事项以及会议期间的领导批示件等的办理情况进行跟踪,确保会议审议的各项事项和任务落到实处。

  此外,对于办会的同志,最好还要养成五个“多此一举”的习惯。

  一多想一点

  方案是会议活动的“剧本”。一部剧要精彩,首先要有一个好的“剧本”,需要站在全局的高度对会议名称、主题、时间、地点、参加范围、议程、分工安排等要素多琢磨,力求做到既面面俱到、滴水不漏,又主题清晰、目标明确。

  有时除了要对方案本身多想一点外,还应对方案的实施有充分考虑,要给筹备工作的各项环节留出足够的时间,如起草和修改文件材料需要较长的准备过程,下发通知、收集名单、布置会场等都需要打出一定的提前量。

  二多看一次

  会议活动筹备环节多,变化也多。有人笑言,一次会议只有结束后才不会再发生变化。因此,会议正式开始前要尽可能再多看一次文稿、现场等,以期发现一些细节上的疏漏,并及时弥补。

  记得一次会议中,议程原定要对一份会上讨论的文件进行表决,但由于时间太紧,来不及修改印发,临时改为原则通过,但主持词没有相应改过来。会前,我们惯例性地多看了一次主持词,及时发现了问题,避免了一次重大失误。还有一次,我们在现场检查某一庆祝大会会场布置时,跟平时一样,按照中央八项规定要求,对照清单一项一项严格检查,会场显得十分简洁朴素,完全符合规定。但回到办公室后,我又习惯性地将会场布置照片与上次庆祝大会新闻图片进行对比,发现没有悬挂国徽和布置旗林,会场的喜庆气氛及隆重程度显得不够,便及时向领导汇报,重新布置。

  三多问一句

  会议活动特别是重大会议活动涉及的事项纷繁复杂、千头万绪。有些事情看起来风马牛不相及,但是养成多问一句的习惯,可能就会发现其中的联系和问题所在,从而防患于未然。

  记得在一次重要会议中,参会名单提前几天已经收齐,也确定了分组讨论名单,制作好了会议须知,会议各项筹备工作已基本完成。但在会议前一天偶然听说某单位领导因违纪正接受组织调查。习惯使然,马上就想到会议参会名单,随即多问了一句,然后又进行了核实,了解到情况属实,且这位领导的确在那次会议参会范围之内。我们立刻请对方重新报名,并调整分组名单和住宿安排,重新印制会议须知。这是一个多问一句避免会务工作陷入被动局面的典型例子,类似情况还很多。

  多问一句,还具有加强沟通、集思广益的作用,有利于充分发挥每个人的主观能动性和创造性。

  四多试一下

  会议活动虽有章可循、有例可依,但也不可墨守成规,形成思维定式。例如,一次在某工地举行开工仪式,会前调试话筒时没有风,音质正常。但仪式举行时刮起了大风,话筒将风声放大,发出刺耳的噪音,影响了整个仪式的效果。如果仪式前多试一下,备好话筒防风罩,就不会出现此类问题。

  同样性质的会议活动,可能因场地、参加人员等因素的不同,需要对会场布置方案进行调整。此时就需要多试一下,只有实实在在地试过之后才能直观比较,寻找到最佳方案。记得在一次会见中,为使会见厅布置达到理想效果,我们在不同的会议室尝试了现代沙发、大方桌、藤椅等多套方案。最后为了突出会见对象为少数民族这一特点,采用了藤椅方案,达到了预想效果。实际工作中,很多时候还会遇到理想方案由于现实条件无法实施的情况,多试一下更显得非常必要。

  五多过一遍

  一个完整的会议活动就像一部电影,由很多场景组成。可能单个场景的设计已趋完美,但如果连贯起来,像放电影一样,在脑海里一幕一幕地多过一遍,就可能发现一些问题。

  一次表彰大会中,有三个奖项,需颁三次奖。最初的安排是宣布一个颁一个,反复三次。彩排后发现,如果这样安排,领导需起立坐下三次,音乐配合也存在一些问题。后来采用了一次宣布三个奖项,然后连续颁奖的安排,既解决了上述问题,又更加流畅自然,效果更好。还有一个“会见+会议”的例子。会见厅离会议室有三分钟路程,会见厅、会议室旁各有一个休息室。一般会议活动是请领导先到休息室,开始前两分钟入场。我们最初按照惯例安排,但实地走一遍后发现在短时间内两次进入两个休息室,显得不够流畅。为此,我们重新设计了流程,请领导会见后在会见厅休息室休息,待会前五分钟出发直接进入会场,所有问题就都迎刃而解了。

  以上五个方面的“多此一举”,必然给参与会议服务的单位和人员增加工作量、增添麻烦,甚至还增大投入,容易引起抱怨和不理解。但作为会务工作人员,要清楚地意识到,每一次会议都是现场直播,不允许任何失误和疏漏。

  “多此一举”是一种认真的精神,对每一个细节都要较真碰硬,追求精益求精;“多此一举”是一种负责的态度,不是差不多、过得去、不出错就行了,而是对自己的工作极端负责;“多此一举”是一种勤劳的习惯,每次多干一点,日积月累、水滴石穿,就可以做到提质量、增本领、出成绩。

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